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            您的位置 >> 首頁 >> 典型案例 >> 精細化工行業 >> 實施ERP,杭州西湖添加管理"催化劑"

            一、公司簡介
                杭州西湖香精香料有限公司由原杭州香料廠改制而成,始建于1958年6月,是原輕工部最早定點生產香精香料的國有中型一級企業。擁有固定資產1.26億元。公司綜合實力位居全國同行業前列。公司擁有技術雄厚的調香及科研隊伍,具有高精密質譜儀、色譜分析儀、檢測儀器。主要生產西湖牌食用香精、日化香精、煙草香精、天然及合成香料等,產品暢銷全國各省市并遠銷美國、香港、西歐及東南亞等國與地區。公司始終以市場為導向,省百強企業,AAA級資信企業和"重合同、守信用"企業,并于98年4月在國內同行業中率先通過ISO9002質量體系證。
            二、決策
                杭州西湖信息化有一定的基礎,較早地引入了財務軟件,但由于受當時技術條件和管理水平的限制,這些管理系統只是相對獨立的財務管理系統,對公司的生產和業務管理只能起到很小的滲透作用,而公司的飛速發展已經對生產管理和業務流程管理提出了更高的要求。在這種情形下,企業領導提出的全面提升企業管理水平,增強企業綜合競爭能力,使企業與國際市場接軌,迎接WTO挑戰的戰略決策的要求。因此杭州西湖下決心加大企業信息化的投入,向更深層次推進企業信息化進程,在整個集團實施企業資源計劃系統(ERP)。
            三、選型
                杭州西湖雖然有一定的企業信息化基礎,但因為香精香料行業是個較為特殊的行業,有自己較為特殊的生產流程和業務流程,因此企業內部高度重視,做了詳細的信息化管理規劃,ERP選型考慮了如下因素:
            (1) 杭州西湖發展迅速。首先要考慮ERP功能的完備性,即ERP功能是否覆蓋了企業管理的方方面面,滿足企業發展的需要
            (2) ERP和DCS是流程行業"實施企業信息化帶動工業化"的雙翼,二者有效地集成才能發揮更大的效益。這項工作涉及面廣、技術復雜,要求ERP供應商必須有這方面過硬的案例。
            (3) 由于市場不斷變化的外部壓力和企業管理不斷改進的內在動力,企業組織結構、業務流程和員工崗位及職責經常調整。企業要求的決不是所謂的"強大的二次開發工具",而是要求ERP能提供企業模型調整、業務流程重組的可視化工具,由我們根據企業需要自由地處理。
            (4) 杭州西湖已順利通過了ISO9002質量認證體系此次實施ERP必須解決企業長期以來存在的質量系統和MIS系統"兩張皮"的問題。要求所選擇的ERP必須有質量管理功能,能支持ISO90002,使得我們可以方便地將ISO9000質量體系程序文件中的各業務流程固化在ERP系統中,并通過ERP這一非人格化的系統得到徹底地貫徹,更大地發揮其管理的效力。
            (5) 從以往的信息化實踐中,意識到ERP系統在企業的應用不僅僅是滿足各業務部門做業務的需要,更重要的是向企業的管理層和決策層提供一個業務控制、決策的管理工具,對杭州西湖這樣的大公司尤為如此,因此各業務部門和公司的領導能否很好地運用這套工具是整個項目成敗的關鍵因素之一。ERP界面友好,易于使用是必須的,我們要求的更高。即員工打開ERP系統,就應該清楚地知道哪些事情應該他(她)處理,該他(她)負責的業務的指標是多少。
                按照以上標準和要求,經過細致考察,選中了對化工、香精香料行業有深入研究并有成功實施經驗的海辰天澤公司,主要包括物資管理、財務管理、生產技術管理、計劃與生產管理、質量管理、研發管理、設備管理、人力資源管理、項目管理等功能部件。
            四、實施
            領導高度重視
                公司重視企業管理信息化的建設,成立了專門的企業信息化領導小組。總經理親自掛帥,經常過問實施進程,并對實施過程中碰到的問題有效地協調解決,同時,其他副總也督促分管部門積極配合。正是有了領導的高度重視,才會在以后的實施過程中各部門各相關人員能高度統一意見,共同協作,使實施順利進行。
            建立精干的項目小組
                除了項目領導小組以外,另成立了一個精干的項目實施小組,主要任務就是按階段完成企業需求及業務流程調研與分析、確立ERP工程項目解決方案、原型測試、整理基礎數據、系統試運行、系統切換及集成運行等。培訓根據需要安排,貫穿整個ERP工程項目實施過程。核心成員由總經理助理、電腦部經理、營服中心高級經理等組成,匯集了各部門的負責人及骨干人員。技術上的問題由電腦部負責處理,業務上的問題由業務部門進行商討解決,各部門協調的問題由總經理助理進行處理,使得工作職責分明,避免了很多扯皮的情況。
            采用科學的項目管理方法
                在整個項目實施過程中,公司都嚴格按照科學的項目管理方法進行項目的進度監督、控制,并及時進行調整。
                在實施過程的幾個關鍵節點,杭州西湖公司與海辰公司實施顧問一起進行討論,協調各業務部門的意見,最后達成一致,并對其中問題的解決責任到人。在進度的監督控制上,會有專人對每個人負責的工作進行提醒催辦,在每個關鍵節點完成后,都會進行評估,以找出偏差,并及時糾正。這樣,在整個項目實施過程中,繁忙的日常工作能正常運作,而項目的每個問題也得到了妥善及時的解決。
                在此僅以庫存為例。實施小組通過對企業需求及業務流程的調研和分析后發現,目前企業在庫存管理方面存在一些問題,例如:
                倉庫共記有三本帳:流水帳、出入庫帳、財務帳。由于采購物料未及時估價入庫、票據傳遞不及時等原因,倉庫三本帳之間不一致,差額多達幾十萬元;
                部分銷售發貨未開票,導致庫存明細賬與財務帳不符。例如成品庫經核算有幾千噸材料沒有開發票,欠款收不回來,造成企業大量資金流失;
                部分原材料"一手進,一手出",考核指標難以落實,造成管理漏洞;
                購入庫驗收手續繁瑣,效率低。一方面倉庫要找各個部門驗收人員驗收,難以及時找到;另一方面由于各個部門職責不清,業務流程沒有固化;
                針對以上企業需求及業務流程調研與分析的結果,實施小組提出了庫存管理解決方案,經過論證和完善,得到批準,已順利實施:
            · 建立企業級的物料編碼體系;
            · 核對倉庫金額與財務金額,找出原材料供應商欠購貨發票具體明細和成品發出未開銷售發票的具體明細;
            · 實施海辰ERP車間庫存管理中的"車間庫存領料"和"車間庫存盤點",較好地解決了企業生產需要和庫存管理這一對由來已久的矛盾;
            · 實施海辰ERP質量管理,固化企業ISO9002質量認證體系,并通過ERP崗位和權限管理,明確了每位員工在企業業務流程各個環節的職責。目前,庫存管理各項業務流程(包括入庫、出庫、盤庫和庫存調撥等)均已固化在ERP系統中,各項業務透明、規范,徹底杜絕了工作中人為因素的干擾和相互推委現象;
                庫存管理系統正式運行以來,對產成品、半成品、原材料、輔助材料、樣品等物料實行了統一管理。每一批物料的進出都能及時地錄入到電腦中,物料的變動得到實時的反映。倉庫統計報表由以前的每月一次提高到隨時統計,庫存數量也可以隨時查詢,達到了對庫存信息的實時監控。
            五、評價
                現在杭州西湖庫存管理已甩掉了手工帳,并實現了與銷售、采購、財務、生產管理的集成。運行幾個月,就為企業盤活資金達三百九十多萬。并且通過對物料的動態實時的控制,使得杭州西湖的平均庫存量降低了近50%。采購物料成本減少2-4% ,計劃編制有1-2天縮短到15分鐘。
                杭州西湖ERP系統正式運行以來,為企業帶來了看得見的經濟效益;同時,也使企業管理發生了根本的變革,由經驗管理進入了科學管理。例如,以前,企業的管理人員在做計劃或者決策的時候,大部份是靠經驗,實施ERP后,系統可以幫助他們在自己的權限范圍內,對企業中大量的、動態的、錯綜復雜的數據和信息進行及時、準確的分析和處理,對企業的各項生產經營活動進行事先計劃、事中控制和事后反饋,從而使企業的資源得到了合理的,提高了企業的市場競爭力和經濟效益。




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